Modèles de conventions de partenariat

Les outils de la contractualisation : enjeux, limites et recommandations

Pourquoi contractualiser?

Quel que soit le type de projet concerné, la contractualisation vise à s’assurer que les objectifs du partenariat et les moyens définis sont partagés par les différents partenaires. En fixant les règles du jeu entre les partenaires et en clarifiant les engagements, la contractualisation permet d’établir “noir sur blanc” les responsabilités de chacun vis-à-vis des bénéficiaires, des autorités subsidiantes et entre partenaires. Dans ce cadre, on distingue principalement deux outils qui répondent chacun à des objectifs distincts:
- un accord général qui s’inscrit dans la durée. Il présente la dimension stratégique du partenariat. On le nommera protocole de collaboration;
- un accord plus spécifique et ponctuel qui précise comment on travaille ensemble; il est lié aux objectifs de réalisation du partenariat. On l’appellera convention spécifique.

Principales caractéristiques des deux outils

1. Protocole de collaboration  

Objectif : il formalise la volonté de travailler ensemble, fixe le cadre général de la relation.

Champs : il couvre la dimension stratégique et institutionnelle du partenariat.

Durée : il inscrit le partenariat dans la durée. 

Niveau de contractualisation : un bon protocole doit permettre d’évoluer et ne pas enfermer la relation de partenariat. 

Contenu : il présente chacun des partenaires et le contenu général du partenariat.

2. Convention spécifique 

Objectif : Elle précise le contenu du partenariat, les engagements pris par chacun et les échéances.

Champs : Elle couvre le champ de l’opérationnel.

Durée : Elle couvre une action ponctuelle limitée dans le temps

Niveau de contractualisation : Elle permet de se prémunir s’il y a un engagement financier auprès d’un bailleur.

Contenu : Elle précise les objectifs, les moyens, la méthode, les échéances, les montants, etc.

Pour être reconnus par chacun des partenaires, ces documents doivent être négociés.   

Les enjeux de la contractualisation

Les enjeux de la contractualisation doivent être bien clairs pour chacun des partenaires et explicités. Dans le cas contraire, il y a une forte probabilité que l’accord ne soit pas respecté.

Enjeux communs

 - Appropriation du projet par les partenaires. 

- Renforcer les partenaires (dimension pédagogique).

- Négocier au même niveau.

- Se fixer des priorités.

- Disposer d’un outil d’interpellation pour le partenaire qui a le sentiment que l’autre ne
respecte pas les règles.

- S’accorder sur les valeurs.

Enjeux du protocole de collaboration

- Préciser une vision commune qui se décline en objets.

- Reconnaissance réciproque de l’objet de chacun: “ne plus être vu comme un bailleur ou un simple exécutant”.

- Inscrire la relation dans la durée.

- Ne pas enfermer le partenariat dans un projet opérationnel mais lui donner la possibilité d’évoluer.

Enjeux de la convention spécifique

- Clarifier les engagements de chacun, y compris au niveau financier.

- Formaliser des objectifs, les moyens et la méthode.

    
Limites et recommandations

Qui impliquer?

En général, c’est un élu (le Président/Maire/Bourgmestre) ou un responsable exécutif qui signe le protocole ou la convention spécifique. Cependant l’expérience montre qu’il est important d’impliquer les opérationnels en amont dans la réflexion et dans la rédaction des outils, car le processus est formateur et permet une meilleure appropriation des enjeux et des responsabilités.

La contrainte de temps

Le temps disponible pour l’élaboration d’un protocole de collaboration ou d’une convention spécifique négociée par les deux partenaires représente en général une contrainte forte. Le fait de disposer de protocoles ou de conventions types permet de gagner du temps, à condition ensuite de les discuter et de les adapter avec les partenaires.

Les problèmes d’interprétation

Il arrive que des problèmes de communication ou de compréhension mutuelle, en lien avec la langue et la culture, amènent à des interprétations différentes des conventions. Au-delà de l’ouverture et de la volonté réciproque de connaître le partenaire tel qu’il est, la formulation et l’explicitation des termes de l’accord sont indispensables pour bien cerner quels sont les enjeux du protocole ou de la convention pour chacun des partenaires.

Contractualisation à deux dans un jeu à trois avec un bailleur de fonds

Les bailleurs exigent de plus en plus que les relations partenariales soient contractualisées. Pourtant, en cas de problème, c’est l’organisation par qui transite le financement qui est responsable devant le bailleur. C’est la raison pour laquelle celle-ci précisera un maximum d’éléments dans la convention spécifique même ou par des accords ou engagements complémentaires spécifiques.

Les recours en cas de non-respect de l’accord

Il n’est pas toujours facile d’exiger une fermeté des engagements dans le cadre de relations de partenariat souvent très personnalisées, mais il est cependant nécessaire de prévoir dans les conventions spécifiques un recours en cas de non-respect de l’accord. Est généralement prévu un règlement à l’amiable, la médiation ou l’arbitrage d’une autorité morale reconnue de tous. Dans un contexte international, il est en effet complexe d’organiser un véritable recours et de trouver un tiers qui ait autorité sur chacun des partenaires. En cas de conflit non résolu ou de malversation, le partenariat est habituellement rompu.

Jusqu’où contractualiser ?

Il existe différents niveaux de contractualisation, qui formalisent de façon plus ou moins détaillée les objectifs et les moyens mis en oeuvre. Il faut arriver à trouver un équilibre entre un haut niveau de précision, qui risque d’empêcher toute adaptation aux changements de contexte et une trop grande souplesse, qui empêchera l’accord de constituer un document de référence pour les partenaires.

Validité des accords

Pour être valable, les accords doivent être datés, signés et paraphés en bas de chaque page par chacune des parties. Il en est de même pour toutes les annexes et avenants aux contrats et conventions.

Modèle d’avenant à la convention spécifique - 2013 - avenant-a-la-convention-specifique-de-partenariat-pour-2013.doc